展覽品的運輸、保險與展后處理工作

  會展活動策劃公司如何將展覽品安全、準時、經(jīng)濟地運到展在國的展覽館，并復(fù)運回國，一般均全權(quán)委托外運公司進行(外運公司通常又與其展在國的運輸代理公司合作進行)。按外運公司的要求，展覽組織者應(yīng)提供有關(guān)展覽品的資料，如展覽會地址、日期、收件人以及展覽品箱號、嘜頭、卸裝、尺碼、毛重、凈重以及總的體積和重量等。

應(yīng)該提請注意的事項;

  1.抵港時間最好稍微留有余地，以防港口至展館涂中的意外延誤。但抵港時間亦不宜過早，否則會增加倉儲費田以及展品受損的可能性。

  2.展覽品使用出口包裝，具備集裝運輸條件的盡量住用集裝箱運輸方式;在散裝出運時，盡量在配載時考慮到港后卸貨的便捷。

  3.嘜頭、箱號、裝卸運輸標志要力求明顯。需要加以說明的幾點是:

  (1)送海關(guān)的一式兩份的展覽品清單。

  樣張

  分類列出。通常分有展品清冊、賣品清冊、宣傳品市冊、展覽道具清冊

  文種系展出國文種與展在國文種相對照

  有些國家要求標明每件展品毛重、凈重

  (2)需交驗本國出口商品檢驗局出具的展品與賣品商檢證書。

  (3) 對某些食品、毛皮制品等，尚須出具檢疫證書。

  (二)展覽品的安全與保險

  出國展覽品的投保，我國一般在國內(nèi)投保。投保的項目一般是火險、水險、盜竊險。

  投保的作用主要是防備萬一發(fā)生事故和失竊，尚可得到部分的補償。但補償永遠不會同失去的價值相等，特別是供展覽、銷售的展賣品，損失了就等于失掉了市場時機，其看不見的損失是難以追加的。所以，防患于未然是至關(guān)緊要的大事。防火處理、防火裝置、防盜措施、安全守衛(wèi)與檢在制度，都應(yīng)完善和健全，并貫穿于開箱至裝箱的整個展覽活動過程中。特別是對那些“ 價值連城”  的珠寶、文物之類，更應(yīng)重點加以保護，力求做到萬無一失。

  (三)展賣品的銷售方式

  展賣品的出售，賺點錢不是主要目的。從展覽現(xiàn)場效果看，其目的是為了活躍展覽氣氛，吸引更多觀眾;從展覽促銷角度看，在于促進展覽品的銷售和獲取大批定單，以價廉物美之印象博取廣大觀眾對中國某些商品的良好印象，以有紀念意義的小商品讓觀眾留下對中國展覽的記憶。同時，通過賣品出售，亦是實地了解當?shù)叵�費市場的次良機。 從這最后一點考慮，不論采取何種方式出售賣品，展出者一定要參與進去作些現(xiàn)場考察和交談。

  展賣品出售方式，大體有三種:

  1、自銷，這種方式最能取信于觀眾，但由于工作量討大，若將有限的展團力量牽進過多，常會造成本末倒置，削弱了展覽與成交的工作。

  2、同當?shù)亟?jīng)銷商或代理商合作經(jīng)營，銷售設(shè)備和大部分銷售人員由當?shù)睾献髡哓撠?zé)，可以大大減輕展覽團的工作量。

  3、將小賣品賣給當?shù)氐慕?jīng)銷商代理，并在展覽近處提供銷售場地，是最省事的辦法。

不過有兩點須要注意;

1、為使展賣品更適銷對路(包括部分有銷售市場的試銷品)，可邀請代理商來華選購。

2、為使展賣品不因代理商可能的圖利心切而違反原意，事前應(yīng)與經(jīng)銷代理訂立關(guān)于銷售價格同當?shù)厥袌鰞r格差價的幅度。