會(huì)議服務(wù)

發(fā)表于:2016/6/30 11:13:43來(lái)源:瀏覽155

 

服務(wù)的范圍

一、會(huì)議開(kāi)始前,負(fù)責(zé)與會(huì)人員的注冊(cè)登記,包括簽到和領(lǐng)取代表證件、會(huì)議文件及紀(jì)念品等;
二、每次會(huì)議開(kāi)始前,在進(jìn)門(mén)處檢查與會(huì)人員證件;31會(huì)議網(wǎng)開(kāi)始后,將攝影、文字及攝像記者請(qǐng)出會(huì)議廳室,將會(huì)議廳室的大門(mén)關(guān)上;
三、迎接嘉賓,引導(dǎo)代表等至指定席位;
四、記錄會(huì)議的進(jìn)行過(guò)程及代表的發(fā)言?xún)?nèi)容;
五、對(duì)要求發(fā)言的代表進(jìn)行登記,及時(shí)將名單按報(bào)名先后順序送交會(huì)議主持人或會(huì)議秘書(shū)。注意記錄下代表的姓名,所代表的國(guó)家或機(jī)構(gòu)及發(fā)言順序的先后要求。有的代表要求靠前安排發(fā)言時(shí)間,有的要求靠后,有的要求居中,有的不提要求。
六、在場(chǎng)內(nèi)分發(fā)代表發(fā)言稿、聲明、提案草案、修正案稿等。發(fā)言稿通常在該代表發(fā)言期間分發(fā),如稿件未到,可在主持人發(fā)言小結(jié)時(shí)分發(fā),或在下次會(huì)議開(kāi)始前分發(fā)。為保證記錄的準(zhǔn)確性,如代表系臨時(shí)發(fā)言且有手稿,可在其發(fā)言后向其暫借,復(fù)制后隨即退還;
七、隨時(shí)準(zhǔn)備提供必要的會(huì)議文件及有關(guān)資料,供討論時(shí)參閱;
八、每次會(huì)議開(kāi)始前檢查燈光、室溫、衛(wèi)生、名牌、桌椅、紙筆、飲水杯、(主持人用)木槌、投影設(shè)備等是否均已符合要求;
九、接聽(tīng)緊急電話(huà)并通知所要求的通話(huà)人。會(huì)議廳室內(nèi)的電話(huà)機(jī)通常只閃光而無(wú)鈴聲。秘書(shū)接話(huà)應(yīng)輕聲。其他人員應(yīng)在會(huì)議廳室外的分機(jī)接話(huà),以免干擾會(huì)場(chǎng)。
十、會(huì)議服務(wù)負(fù)責(zé)人要檢查各類(lèi)工作人員如同聲傳譯譯員、警衛(wèi)、電工等是否均已到位;各種設(shè)施如電力、空調(diào)、音響、通風(fēng)、同聲傳譯等是否均已通暢待用。[1] 

工作的程序

1、領(lǐng)受任務(wù):會(huì)議名稱(chēng)→會(huì)議性質(zhì)→與會(huì)人數(shù)→會(huì)議期限→會(huì)議休息時(shí)間表→會(huì)議活動(dòng)范圍 →準(zhǔn)備內(nèi)容 →注意事項(xiàng)。
2、會(huì)前準(zhǔn)備:會(huì)標(biāo)→音響→主席臺(tái)→茶具飲品→登記臺(tái)→簽到薄→休息安排→服務(wù)員配備→會(huì)場(chǎng)清潔 →接手紀(jì)念品、禮品(發(fā)放)→會(huì)場(chǎng)指示牌 →禮儀演習(xí)彩排
3、會(huì)前檢查根據(jù)表格列項(xiàng)檢查、設(shè)備設(shè)施、會(huì)議物品
4、引領(lǐng)登記:準(zhǔn)備大廳指示牌→引領(lǐng)員→電梯引領(lǐng)員→會(huì)場(chǎng)引領(lǐng)員→指示牌→登記根據(jù)請(qǐng)柬、門(mén)票等發(fā)放紀(jì)念品
5、會(huì)場(chǎng)服務(wù):主席臺(tái)香巾、飲品服務(wù)、果盤(pán)、會(huì)場(chǎng)貴賓飲品、香檳服務(wù)→會(huì)場(chǎng)秩序維持服務(wù)(清理閑雜人員)→清潔服務(wù)→委托代辦服務(wù)→出會(huì)場(chǎng)的引領(lǐng)服務(wù)(先生,請(qǐng)問(wèn)需要幫助嗎)→應(yīng)急情況處理(火災(zāi)疏散、禁坐電梯、失竊、當(dāng)事人詢(xún)問(wèn)筆錄、相關(guān)人詢(xún)問(wèn)筆錄、停電、溢水、電梯停機(jī)、急癥救護(hù))
6、會(huì)后清理:撤會(huì)議物品→桌椅→餐具→清理與會(huì)人員遺留物并登記→清潔會(huì)場(chǎng)→撤出帶入會(huì)場(chǎng)物品→查對(duì)清理紀(jì)念品、禮品→檢查清理情況→關(guān)閉動(dòng)力電器設(shè)備→服務(wù)人員撤出,鎖閉會(huì)議廳
7、匯報(bào)總結(jié):向主辦方主辦人員匯報(bào)會(huì)議情況,遺留物品,剩余禮品,征求意見(jiàn),說(shuō)明情況→會(huì)后總結(jié)專(zhuān)題會(huì)(部門(mén)經(jīng)理,會(huì)議服務(wù)人員參加)

服務(wù)的流程

一般而言,作為專(zhuān)業(yè)的會(huì)議服務(wù)公司,對(duì)于會(huì)議服務(wù)流程的把握應(yīng)該更專(zhuān)業(yè)更到位,會(huì)議服務(wù)流程大多經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)環(huán)節(jié):
1、策劃 作為專(zhuān)業(yè)的會(huì)展代理公司,我們提供會(huì)展企劃代理,告訴我們你的想法或者點(diǎn)子,我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨浮⒄姓蛊髣�、�?huì)議回執(zhí)等等。
2、咨詢(xún) 在此階段,我們將與委托方進(jìn)行初步溝通,并就委托方的一些關(guān)心點(diǎn)提出自己的預(yù)案供選擇——譬如在預(yù)算范圍內(nèi)最適宜的會(huì)議場(chǎng)所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場(chǎng)所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會(huì)展交通流程、接待流程等。
3、考察 如果您認(rèn)為溝通后可以相信我們,那么我們可以進(jìn)入這個(gè)階段——我們會(huì)安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频辍?a target="_blank" style="color: rgb(19, 110, 194); text-decoration: none;">會(huì)議場(chǎng)地、環(huán)境、交通車(chē)輛及會(huì)展設(shè)備細(xì)節(jié)等等,并在此階段就服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)流程、推進(jìn)計(jì)劃、服務(wù)價(jià)格等內(nèi)容進(jìn)行深入探討,大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。
4、確定 這個(gè)時(shí)間需要的是耐心與細(xì)致——我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案,盡可能把方案細(xì)化,然后以書(shū)面的形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任,并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。
5、執(zhí)行 嚴(yán)格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議,將是雙方合作精神的高度升華。不管設(shè)想如何完美,任何計(jì)劃都是存在紕漏的,需要合作雙方本著合作的理念,拋開(kāi)暫時(shí)的不合,以會(huì)展的圓滿(mǎn)結(jié)局為一致奮斗目標(biāo)。在此期間,雙方需要口頭或書(shū)面承諾原來(lái)協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸,并臨時(shí)決定雙方簽字負(fù)責(zé)人,所有臨時(shí)往來(lái)允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。
6、結(jié)算 雙方財(cái)務(wù)人員認(rèn)真核對(duì)各類(lèi)單據(jù),嚴(yán)格按照協(xié)議執(zhí)行核算。

開(kāi)好會(huì)議的成效

1、增進(jìn)計(jì)劃性
  2、增進(jìn)創(chuàng)造力
  3、集合大家的智慧
  4、提高同事間的共同意識(shí)
  5、增進(jìn)良好的人際關(guān)系
  6、增進(jìn)責(zé)任感
  7、增進(jìn)協(xié)調(diào)性
  8、增進(jìn)自我啟發(fā)
  9、提高員工士氣
  10、提高參與感
  11、 學(xué)習(xí)工作基本知識(shí)
  12、了解工作的甘苦
  13、加強(qiáng)團(tuán)體工作的能力
  14、 培養(yǎng)管理能力。

會(huì)議服務(wù)禮儀

一、 服務(wù)人員
(一) 儀容儀表
1、 著裝統(tǒng)一整潔,佩帶服務(wù)標(biāo)志,不穿拖鞋、響釘鞋。
2、 服務(wù)人員長(zhǎng)發(fā)不遮眼,后發(fā)不披肩。要求化淡裝,不濃妝艷抹,不佩帶首飾。
3、 坐站規(guī)范端莊,不翹腿。
(二) 語(yǔ)言
1、 語(yǔ)調(diào)溫和親切,音量適中,普通話(huà)規(guī)范。
2、 語(yǔ)言文明禮貌,適時(shí)運(yùn)用“您好”、“您請(qǐng)用”、“請(qǐng)”、“謝謝”、“對(duì)不起”、“沒(méi)關(guān)系”等禮貌用語(yǔ)。
3、 對(duì)服務(wù)對(duì)象主動(dòng)打招呼,不漫不經(jīng)心,不粗言粗語(yǔ),不大聲喧嘩。
(三) 態(tài)度
1、 敬業(yè)、勤業(yè)、樂(lè)業(yè),精神飽滿(mǎn),彬彬有禮。
2、 微笑服務(wù),態(tài)度誠(chéng)懇、熱情、周到。
3、 工作差錯(cuò)失誤及時(shí)糾正并當(dāng)面賠禮道歉。
4、 解釋問(wèn)題有禮有節(jié)。
5、 想服務(wù)對(duì)象之所想,急服務(wù)對(duì)象之所急,盡服務(wù)對(duì)象之所需。
(四) 紀(jì)律
1、 上班前不飲酒,不吃異味食品。
2、 不準(zhǔn)擅自脫崗、漏崗,不在服務(wù)場(chǎng)所使用電話(huà)。
3、 服務(wù)過(guò)程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。
4、 嚴(yán)格遵守職業(yè)道德。
(五)服務(wù)衛(wèi)生
1、 工作服固定,整潔干凈。
2、 定期體檢,健康合格,持證上崗。
3、 勤理發(fā)洗手,勤修指甲。
4、 用品、用具分類(lèi)保管,及時(shí)清洗、消毒,擺放整齊;領(lǐng)導(dǎo)房間的床上用品要及時(shí)更換、清洗。
二、會(huì)前服務(wù)
(一)根據(jù)會(huì)議主辦單位的要求,明確會(huì)議服務(wù)要求,并提前落實(shí)會(huì)議場(chǎng)所及會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)、發(fā)言席、話(huà)筒、簽到席、橫幅(會(huì)標(biāo))、背景音樂(lè)、鮮花擺放、領(lǐng)導(dǎo)休息室等,并提前檢測(cè)、檢查音響、話(huà)筒等設(shè)備及會(huì)議各項(xiàng)要求的落實(shí)情況。
(二)及時(shí)做好會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生,整理打掃桌面、抽屜、座椅、地面、門(mén)窗等,檢查服務(wù)箱用品、面巾紙、洗手液配備情況。
(三)在會(huì)場(chǎng)入口醒目位置安放會(huì)議指示牌,室內(nèi)座位牌擺放整齊。
(四)會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)提前1小時(shí)進(jìn)入會(huì)場(chǎng),檢查會(huì)場(chǎng)整體效果,確保各項(xiàng)準(zhǔn)備工作到位,并備好茶水,打開(kāi)音響。播放輕音樂(lè),同時(shí)打開(kāi)安全門(mén)、照明燈及通道門(mén),做好引導(dǎo)工作。如需使用空調(diào),提前半小時(shí)開(kāi)啟。
三、會(huì)中服務(wù)
(一)會(huì)議服務(wù)人員在與會(huì)人員入場(chǎng)前,應(yīng)站立在會(huì)議廳門(mén)口兩側(cè),有禮貌地向賓客點(diǎn)頭致意,并說(shuō)“早上(上午、下午、晚上)好”或“歡迎光臨”等文明用語(yǔ)。同時(shí)對(duì)已入座的客人,及時(shí)遞上茶水、濕巾,茶水量一般控制在8分。上茶水時(shí)應(yīng)遵循從左至右的原則,從賓客翼側(cè)依次加水,原則上每20分鐘添加茶水一次。
(二)會(huì)議服務(wù)人員時(shí)刻注意觀(guān)察和隨聽(tīng)音響設(shè)備運(yùn)行狀況。注意會(huì)場(chǎng)情況及室內(nèi)溫度,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告和處理。
四、會(huì)后服務(wù)
(一)會(huì)議結(jié)束時(shí),服務(wù)人員應(yīng)及時(shí)打開(kāi)通道門(mén),站立兩側(cè),禮貌送客,向客人微笑點(diǎn)頭,并說(shuō)“慢走、再見(jiàn)”。會(huì)后及時(shí)做好會(huì)場(chǎng)清理工作。若發(fā)現(xiàn)客人遺留物品迅速與有關(guān)單位聯(lián)系。
(二)會(huì)議服務(wù)結(jié)束后,服務(wù)主管人員應(yīng)主動(dòng)及時(shí)填寫(xiě)《會(huì)議服務(wù)意見(jiàn)單》征求會(huì)議主辦單位的意見(jiàn),以總結(jié)工作,改進(jìn)服務(wù),意見(jiàn)單計(jì)入年終考核范圍。
(三)嚴(yán)格做好保密工作,不詢(xún)問(wèn)、議論、外傳會(huì)議內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)內(nèi)容,不帶無(wú)關(guān)人員進(jìn)入工作間。

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