為了開好新聞發(fā)布會(huì)，活動(dòng)策劃公司或者公關(guān)策劃人員必須有一支精干的籌備隊(duì)伍（一般由下屬公關(guān)人員組成），分工明確，配合密切，督促他們將籌備工作落實(shí)到實(shí)處。準(zhǔn)備工作一定要細(xì)致。準(zhǔn)備工作的內(nèi)容包括：選擇適當(dāng)日期。不可與重大節(jié)假日同時(shí)進(jìn)行。一周內(nèi)周末與星期一舉辦新聞發(fā)布會(huì)都不太適宜。具體會(huì)議時(shí)間可安排在上午9時(shí)或下午3時(shí)左右。太早與太遲對(duì)記者都不太方便。

        如何策劃一場(chǎng)成功的新聞發(fā)布會(huì)？

　　 1．確定應(yīng)邀者的范圍。請(qǐng)柬應(yīng)及早發(fā)出，最好派專人遞送。

　　 一可避免延誤，二可當(dāng)面解答有關(guān)地點(diǎn)、交通等疑問。請(qǐng)柬上應(yīng)說明舉辦新聞發(fā)布會(huì)的目的，最好列出發(fā)言人的姓名、職務(wù)、會(huì)議口期、時(shí)間、地點(diǎn)及聯(lián)系電話等。會(huì)議召開前一兩天應(yīng)電話詢問落實(shí)記者出席情況。

　　 2．會(huì)議程序安排要詳細(xì)、緊湊，避免冷場(chǎng)或混亂局面。如配合會(huì)議主題，為記者提供實(shí)地參觀采訪、錄像、拍攝的機(jī)會(huì)，安排好參觀地點(diǎn)并派專人接待。

　　 3．會(huì)議時(shí)間一般以一小時(shí)為宜。會(huì)后邀請(qǐng)記者共進(jìn)工作餐，可以利用非正式交談，促進(jìn)互相溝通。就餐準(zhǔn)備工作必須事先安排妥當(dāng)。

　　 4．安排足夠的招待人員，設(shè)立簽到處，并派專人引導(dǎo)記者前往會(huì)場(chǎng)人座。

　　 5．企業(yè)內(nèi)部與會(huì)人員應(yīng)配帶名簽，設(shè)立名牌，與會(huì)記者應(yīng)發(fā)給寫上姓名和媒體機(jī)構(gòu)名稱的襟牌。會(huì)議桌及餐桌名牌要分清主次，順序排好，避免混亂或不愉快事情的出現(xiàn)。

　　 6．事先準(zhǔn)備（檢查）好視聽輔助器材，提供給記者使用。

　　 7．安排攝影記者，拍攝會(huì)場(chǎng)情景，以備宣傳、紀(jì)念之用。

　　 新聞發(fā)布會(huì)注意事項(xiàng)：

　　 1、會(huì)議主持人應(yīng)充分發(fā)揮其主持的作用會(huì)議主持人的言談要莊重，有涵養(yǎng)，有幽歇感，能活躍會(huì)議氣氛；尊重記者的提問；發(fā)言時(shí)切實(shí)把握主題范圍；維持會(huì)議秩序，掌握會(huì)議時(shí)間；調(diào)合會(huì)場(chǎng)氣氛等，主持人要特別掌握回答提問的“火候”，不能用任何動(dòng)作、表情或語言阻止別人提問。遇到應(yīng)保密的問題，應(yīng)解釋清楚原因；遇到回答不了的問題，應(yīng)告訴記者怎樣可獲得團(tuán)滿的答案。企圖蒙混過關(guān)或以“無可奉告”之詞拒絕回答提問只會(huì)引起記者的不滿與反感。

　　 2、靈活處理會(huì)議中的突發(fā)事件對(duì)于會(huì)議中的突發(fā)事件，公關(guān)策劃人員要有一定的思想準(zhǔn)備，要遇事不慌，機(jī)智靈活的進(jìn)行處理。

　　 3、作好新聞發(fā)布會(huì)的工作，檢驗(yàn)會(huì)議的效果是重要的一環(huán)它包括公關(guān)策劃人員指派下屬人員做好以下工作：．整理會(huì)議記錄材料，從中總結(jié)此次會(huì)議工作中的成敗，將這些經(jīng)驗(yàn)寫成書面材料存檔。

　　 4、搜集到會(huì)記者在報(bào)刊及電臺(tái)、電視臺(tái)所作的報(bào)道，進(jìn)行歸類分析，檢查是否達(dá)到了自己預(yù)期的目標(biāo)。如有因自己的失誤造成的謬誤，應(yīng)設(shè)法補(bǔ)救。

　　 5、收集與會(huì)者的反應(yīng)，了解各記者及所屬企業(yè)對(duì)本企業(yè)的看法，以便日后更好地與他們合作。