在會議策劃活動(dòng)中,設(shè)計(jì)會議日程表是重要的內(nèi)容之一會議日程表的設(shè)計(jì)要充分考慮以下因素:

(1)在一個(gè)對大部分目標(biāo)聽眾來說比較方便的時(shí)間開始活動(dòng)。

(2) 預(yù)留充足的登記時(shí)間。

(3) 由會議主席作簡要介紹或致詞，以正式開始一天的活動(dòng)。

(4) 會議時(shí)間應(yīng)長短適中。

(5) 會議間歇休息時(shí)間應(yīng)充分。

(6) 確保充足的茶點(diǎn)供應(yīng)。

(7) 安排一次總結(jié)性的全體會議。

(8) 避免以混亂收場。

下面所列舉的兩種策劃方案只是許多種策劃方案中的范例,可供在進(jìn)行會議策劃時(shí)參考，在實(shí)際會議策劃中,可能會有諸多變化的因素。

一日會議的策劃方案

這是為有50名與會者參加的一日會議策劃的方案。大多數(shù)一日會議都是為那些在附近地區(qū)居住或工作的人舉行的，會場通常選在一家有較多會議室的酒店。

事件1：8:30AM注冊登記。

會議注冊登記時(shí)間定為8:30AM,應(yīng)該為與會者留出吃早飯和路程上的時(shí)間(這個(gè)時(shí)間可以根據(jù)與會者的交通工具和會場附近的公共交通設(shè)施的情況有所改變)，半小時(shí)的時(shí)間可以讓與會者從容不迫地參加會議。這種策劃方案假定與會者已經(jīng)提前注冊過,因此秘書會在注冊時(shí)段不必趕時(shí)間。

事件2：9:00AM全體大會。

全體大會作為整個(gè)會議的開始,時(shí)間不應(yīng)超過35分鐘。下一個(gè)會議將在9:45AM舉行,因此與會者只有不到10分鐘時(shí)間從大會廳轉(zhuǎn)移到并行會議的場地。

事件3：9：45AM并行會議。

現(xiàn)在,并行會議開始了。具體的安排可以制作一張表格，請注意，每一個(gè)并行會議的編碼都是以3開始，這樣可以使相關(guān)的每一個(gè)人馬上看出具體會議與時(shí)段安排之間的關(guān)系。這種聯(lián)系還可以通過許多其他方式來表現(xiàn),但是不論使用怎樣的系統(tǒng),都必須讓與會者看明白。三位數(shù)字編號的系統(tǒng)可以表示99個(gè)并行會議。當(dāng)并行會議在9個(gè)以下時(shí),，則可以用30~39的編碼來表示。

事件4：10：30AM休息。

事件之間的休息也要用編號標(biāo)識出來，以便控制休息的時(shí)間。秘書處應(yīng)該負(fù)責(zé)安排休息時(shí)間，并用編號來標(biāo)明每一次會議的時(shí)間及其他問題，以避免發(fā)生混亂。休息是整個(gè)會議的一部分，每一次休息都有特殊的原因和安排。在一個(gè)半小時(shí)的連續(xù)活動(dòng)后，與會者需要休整一下，吃些東西或四處走走,放松雙腿。

事件5：10:45AM并行會議。

第二組并行會議。在策劃方案的這個(gè)部分并沒有安排重復(fù)會議，但是在會議當(dāng)天的晚些時(shí)候?qū)⒂邢嚓P(guān)安排。

事件6：11:30AM自由活動(dòng)。

這一段自由活動(dòng)時(shí)間，可以讓與會者有機(jī)會進(jìn)行各種活動(dòng)，而不錯(cuò)過公議。一日會議的會場常常處在市中心，在這種情況下，可能有些與會者想趁此機(jī)會進(jìn)行購物，或和其他的與會者小聚一下。而如果會議安排中沒有留出自由活動(dòng)的時(shí)間，他們就有可能放棄一兩個(gè)會議，出去聚會。有些與會者希望一天的活動(dòng)在午餐之前有些小變化。

事件7：12:00PM午餐。這個(gè)策劃方案中,安排所有的與會者在一起用午餐。當(dāng)會議不提供午餐時(shí)，日程表上應(yīng)該在場地一欄標(biāo)注“午餐自便”或類似的說明。如果午餐會上有發(fā)言人講話，通常整個(gè)午餐會要安排兩個(gè)小時(shí); 如果沒有安排發(fā)言人講話，與會者可能要利用午餐休息時(shí)間進(jìn)行一些其他的活動(dòng)。如果會議安排與會者午餐自便，承辦者則應(yīng)向與會者提供相關(guān)信息，幫助他們選擇食物好而且服務(wù)快捷的餐廳。

事件8：1:30PM討論會。 在午飯后舉行行的會議有一定的難度，因?yàn)檫@個(gè)時(shí)候與會者可能感覺比較懈息。而要求與會者積極參與并進(jìn)行信息交流的討論會,則可以解決這個(gè)問題。請注意,這里要用到記錄員，他們是與會者事先選舉出來的，負(fù)責(zé)記錄小組討論的結(jié)果。

選擇召開會議的形式

會議的召開形式是多種多樣的，恰當(dāng)?shù)剡x擇會議的形式是決定會議成功與否的關(guān)鍵因素。

會議的主要形式有以下八種。

1、兩方會議

這種會議形式是為僅有兩方的會議設(shè)的。一般適用于共同籌備的活動(dòng)，或是雙方就彼此之間的關(guān)系或利益進(jìn)行談判,或是利用某神偶然的機(jī)會討論業(yè)務(wù)。

2、非正式會議

這種會議通常是由某一個(gè)高層人士提出問題，法而由與其關(guān)系緊密的另外幾方加入并進(jìn)行的。召開這種會議的目的往往是“聚在一起研討解決問題的辦法”。

3、集思廣益會議

這種會議是臨時(shí)的、非1式會議的發(fā)展,其目的是要產(chǎn)生創(chuàng)造性、改革性的思想。所以，與會人員就不能僅僅限于臨時(shí)的非正式會議中彼此關(guān)系緊密的參與方，而是要擴(kuò)大范圍，加入一些思維靈活、視野寬廣或經(jīng)驗(yàn)豐富的參與者。靈感的產(chǎn)生需要與他人的交往并得到反饋。

4、緊急委員會

這種會議與常設(shè)委員會、非正式會議都有類似之處，目的是解決緊急發(fā)生的問題。雖然是臨時(shí)的,但會議要討論的內(nèi)容顯然會深人、具體得多，往往會涉及具體的實(shí)施細(xì)則。相對于常設(shè)委員會可以更靈活，不需要事先考慮好很多的框架，如會議日程、會議時(shí)間等。雖然這種會議往往于匆忙間召開,但往往都能在短時(shí)間內(nèi)達(dá)成決議,所以通常效率很高。

5、常設(shè)委員會

常設(shè)委員會覆蓋面較廣,并通常有特定的組成名目，如董事會、財(cái)務(wù)管理委員會等。由于是一種常設(shè)會議,并且其成員任期也較長.所以顯得比較正式,召開會議前需要做好事先準(zhǔn)備，并且議程相對固定，內(nèi)容的變化也只與時(shí)間有關(guān)。一般來說，公司中高層的例會都可以以這種形式進(jìn)行。

6.正式會議

這種會議應(yīng)當(dāng)是標(biāo)準(zhǔn)的會議模板,，準(zhǔn)備充分、議程嚴(yán)密、參與者眾多。其目的一般是趨于處理重要的、非爭議的問題，提供最終決策，設(shè)計(jì)實(shí)施方案,并要具體落實(shí)到每一個(gè)參與者的頭上。這種會議是商業(yè)活動(dòng)中不可缺少的重要內(nèi)容,公司的員工大會、股東大會等法定會議或管理層的全體會議都使用這種會議形式。

7.展示會議

展示會議的主要目的是向與會者傳遞某些直觀的信息。由于展示的信息具有直觀性,所以這種會議形式往往能給與會者留下深刻的印象。這種形式一般適用于一部分人向其他人展示或匯報(bào)自己的研究報(bào)告或工作成績時(shí)使用。

8.公開會議

公開會議主要目的是為了吸引公眾的注意力,以擴(kuò)大召開會議方的影響力。這種會議準(zhǔn)備充分、設(shè)計(jì)嚴(yán)密,但往往不需要與會者進(jìn)行交流討論,決議一般已經(jīng)作出，只是借會議公開而已，如新聞發(fā)布會、商業(yè)展示會等。

9.各種論壇

圍繞自然科學(xué)和社會科學(xué)的理論,以及社會政治、經(jīng)濟(jì)、產(chǎn)業(yè)、行業(yè)、專業(yè)、生活中的各種問題進(jìn)行探討、演說的會議。例如，達(dá)沃斯論壇、陸家嘴論壇等。